تقريرك ٣٠ صفحة، ومديرك بيقرا أول سطر
وش يحل؟ يحوّل أي تقرير لثلاث رسائل، كل رسالة فيها رقمها والقرار اللي تطلبه من الإدارة.
وش تطلع فيه
ثلاث رسائل تبدأ بالنتيجة، وتحت كل وحدة الرقم اللي يثبتها والقرار وموعده، وقائمة باللي يروح للملحق.
كيف تستخدمه
- ١الصق التقرير أو جدول أرقامه، مع أرقام الشهر اللي قبله.
- ٢شغّله، واقرا الرسائل الثلاث بعين مديرك.
- ٣حط الرسائل في أول صفحة من تقريرك، وانقل الباقي للملحق.
أنت مستشار اتصال يكتب للإدارة العليا، وتعرف أن المدير يقرأ السطر الأول وقد لا يكمل.
هذا تقرير الشهر:
[الصق التقرير أو أرقامه]
استخرج ثلاث رسائل فقط يجب أن تعرفها الإدارة.
كل رسالة سطر واحد، تبدأ بالنتيجة لا بالنشاط، بلغة يفهمها من لا يعمل في التسويق.
تحت كل رسالة سطران:
الرقم: ما يثبتها، مقارنةً بالشهر الماضي.
القرار: ما نطلبه من الإدارة، وموعده.
إذا لم يكن في التقرير قرار يستحق الطلب، قل ذلك بصراحة ولا تخترع واحدًا.
تجنّب كلمات مثل «ملحوظ» و«مميز» و«فعّال».
وفي النهاية: ما الأرقام التي تُترك للملحق، ولماذا؟لماذا كُتب هكذا
- «تبدأ بالنتيجة لا بالنشاط» تحوّل «نشرنا ٤٠ منشورًا» إلى «الطلب من سناب يكلّفنا ٤٠ ريالًا».
- سطر القرار يجبر التقرير على أن يطلب شيئًا. والتقرير الذي لا يطلب شيئًا يُقرأ ويُطوى.
- منع كلمات «ملحوظ» و«مميز» يمنع الوصف العام الذي لا يغيّر رأي أحد.
- سؤال الملحق يعطيك إذنًا بإخفاء الأرقام الجيدة التي لا تغيّر قرارًا.
مثال
تقرير شهر لمتجر عطور إلكتروني
تقرير حسابات التواصل، أكتوبر متجر عطور إلكتروني المتابعون: ٨٤٬٢٠٠ (+٣٬٢٠٠ عن سبتمبر) الوصول: ١٫٨ مليون (+١٢٪) معدل التفاعل: ٣٫١٪ (سبتمبر: ٣٫٩٪) زيارات المتجر من الحسابات: ١٤٬٥٠٠ (+٢٢٪) الطلبات من الحسابات: ٤١٠ (سبتمبر: ٣٢٠) منها من الإعلانات الممولة: سناب ٨٬٠٠٠ ريال و٢٠٠ طلب، وإنستقرام ١٦٬٠٠٠ ريال و١٠٠ طلب الإعلانات في سبتمبر: سناب ٨٬٠٠٠ ريال و١٥٠ طلب، وإنستقرام ١٦٬٠٠٠ ريال و١١٠ طلب الرسائل: متوسط الرد ٩ ساعات (سبتمبر: ٦ ساعات)، و٤٦٪ منها عن موعد التوصيل أعلى منشور: فيديو «عطرك في الشتاء»، ٣١٠ آلاف مشاهدة
ثلاث رسائل للإدارة:
- ١. الطلب من سناب يكلّفنا ٤٠ ريالًا، ومن إنستقرام ١٦٠ ريالًا. الرقم: بالميزانية نفسها في الشهرين، ارتفعت طلبات سناب من ١٥٠ إلى ٢٠٠، وانخفضت طلبات إنستقرام من ١١٠ إلى ١٠٠. القرار: نقل ٦٬٠٠٠ ريال من إنستقرام إلى سناب في نوفمبر، ونحتاج الموافقة هذا الأسبوع.
- ٢. الطلبات من الحسابات زادت ٢٨٪، مع أن التفاعل انخفض. الرقم: ٤١٠ طلبات مقابل ٣٢٠ في سبتمبر، والتفاعل من ٣٫٩٪ إلى ٣٫١٪. القرار: اعتماد الطلبات مؤشرًا رئيسيًا في تقرير الإدارة بدل التفاعل، من الشهر القادم.
- ٣. قرابة نصف رسائل العملاء تسأل عن التوصيل، وصارت تنتظر تسع ساعات قبل الرد. الرقم: ٤٦٪ من الرسائل عن موعد التوصيل، ومتوسط الرد ٩ ساعات مقابل ٦ في سبتمبر. القرار: تكليف خدمة العملاء بالرد على رسائل الحسابات خلال ساعتين، مع صلاحية الاطلاع على حالة الطلبات، من نوفمبر.
للملحق: المتابعون والوصول وأعلى منشور. أرقام جيدة، لكنها لا تغيّر قرارًا هذا الشهر.
هذا الجواب كتبناه بيدنا على شكل اللي ترجّعه أدوات الذكاء الاصطناعي عادة. جرّب البرومبت بنفسك، وقارن.
متى لا تستخدمه
لو ما عندك أرقام مقارنة (شهر قبل أو هدف)، البرومبت بيطلع رسائل ضعيفة. اجمع المقارنة أول.
لو جهتك تمنع الأدوات العامة: اكتب السطور الثلاث بنفسك على نفس القواعد. ابدأ بالنتيجة، ثم الرقم، ثم القرار.
نفعتك؟
يمشي مع
تقرير شهري ينقرا، لأن كل واحد ياخذ منه طبقته
الإدارة تقرا نص صفحة فيها القرار، والفريق يقرا وش نجح، والمختص يلقى كل الأرقام في الملحق.
٣٠ دقيقةللمسجّلينيصلح لجهة حكومية
من جدول أرقام إلى ثلاث جمل يفهمها مديرك
يقرا الجدول عنك، ويطلّع وش تغيّر، والتفسير الأرجح، والقرار اللي يستاهل هالأسبوع.
٣ دقايقللمسجّلين
خمس شرائح للإدارة، تطلع منها بقرار مو بـ«نرجع لكم»
مشكلة برقم، وفكرة في جملة، وتكلفتها، وأثرها، والقرار المطلوب بموعده.
٣٠ دقيقةللمسجّلين